この記事では、社内報の制作が初めてという方にも分かりやすく、

・「web社内報」のメリットやデメリット＆注意点

についてご紹介します！

web社内報のメリット・デメリットは？

テレワークやグループ会社への出向、客先常駐など働き方が多様な現代。

紙媒体のみでの発行だと、社内報を受け取れず見ることができない社員がたくさんいる…という現象が起こってしまいます。

そうなった場合、自社の情報がなかなか入ってこず、疎外感を与えてしまい会社への忠誠心が下がることにも繋がりかねません。

せっかく発行をするなら、できる限り多くの社員に見てほしいですよね。

web社内報とは、文字通りWEB上で社内報のデータを閲覧できるように指定のサーバーで公開をするということです。

PCやスマホ等を持っていれば勤務地に関わらずに閲覧することができます！

社内報web化のメリットは？

社内報はデジタルブック化することで、ページをめくりながら閲覧することが可能です。

PDFデータの閲覧とは異なり、電子書籍を読んでいる時のように快適に読み進めることができます。

デジタル化すると、バックナンバーの閲覧も可能なため、新入社員や中途社員が過去の社内報から自社の文化や風習を容易に感じとり、把握できるという期待もできます。

さらに紙の社内報とは異なり、紛失してしまったり、数が足りずに増刷が必要になるといったトラブル防止にも効果があります。

また、紙媒体の場合は後から修正ができないため再印刷・再加工をしなければならず、掲載内容に誤りがあった場合は高額な再印刷費が発生してしまいます。

一方でweb社内報の場合は、いざという時には発行後にデータを修正することもできるため安心です。

デジタルブックは家族へも共有をすることも簡単にできるので、社員のみならず社員の家族の満足度を上げることができます。

社内報web化のデメリットは？

社内報をデジタル化した場合、web上での閲覧になるため、パソコンやスマートフォン・タブレットがないと見ることができません。

また、電波が悪い環境では表示に時間がかかってしまうため、快適に閲覧することができない可能性があります。

web社内報を作る方法

社内報を作る方法は、

①｢自力で作る（内製）｣
②｢外注（広告代理店や制作会社に依頼する）｣

の2つに分けられます。

①自力で作る／内製

まずは内製化のメリットとデメリットをご紹介します。

内製化のメリット

社内報を内製する場合、制作のコストを抑えることができます。

また、社内報の進行管理業務を通じて社内でのコミュニケーションの機会が増えることが期待できます。

内製化のデメリット

社内報を内製化した場合、社内のリソースが必要になります。

社内報作成にはスキルや時間、労力が必要となり、他の業務に影響を及ぼす可能性があります。

また、WEB上に公開する場合はサーバーやHTMLについての知識とリテラシーが必要となるため、担当者によってどこまでできるかが異なります。

社員数が多い企業の場合も社内報の専属の担当がいるケースは極稀です。

予定していた日に社内報の発行が間に合わなかったり、本業のプロジェクトに悪影響が出てしまう恐れもあります。

②外注する

続いては外注をした場合のメリットとデメリットを解説します！

外注化のメリット

社内報を外注化した場合、クオリティの高い社内報を安定して発行することができます。

広告会社には企画・編集・デザイン・発行までの一連のノウハウがあります。

そのため、プロのデザイナーやライター、プランナー等のクリエイターの管理や製本に長けた印刷製本機の選定や、適したデジタル化ツールを活用したweb化・セキュリティ管理をワンストップで手配してもらうことができます。

また、外注をすることで属人化しないため、自社の社内報担当が異動・退職をした場合もスムーズな引き継ぎが可能です。

どこまでを外注するかにもよりますが、自社内での社内報の発刊の周知や進行管理以外にはあまり時間を使わなくても良いため、繁忙期でも無理なく安定してクオリティの高い社内報を発行することができます。

外注化のデメリット

社内報を外注化した場合、デザイン制作料等の費用が発生するため、内製の場合よりも高額となります。

また、｢全てお任せ｣等、あまりにもざっくりとしたイメージのみ伝えて進めてしまうと、思っていた方向性のデザインにならない可能性があります。

さらにアウトライン化されていないaiデータが必要な場合は、別途買い取りとなる可能性にも注意が必要です。

デジタル版の社内報はデザイン制作会社に外注できる

ウェブ版の社内報はデザイン会社での外注制作が可能です。

では外注した際の手順はどんな流れになるのか？具体的には以下のような流れで進んでいきます。

①初回のお打ち合わせ

ページ数などの仕様やデザインの方向性、撮影やライティングなど、依頼する工程のすり合わせをします。

②お見積り･スケジュール制作

確定した仕様を元にお見積りとスケジュールを提出させていただきます。

③実制作

実際の制作工程は以下のように進みます。

・台割制作
・ライティング＆デザイン制作
・初校後に修正やりとり
・撮影、レタッチ
・画像差込
・レンタルサーバー契約＆データ公開

④次号のお打ち合わせ

公開後、閲覧した方々の反響等を元に次号のお打ち合わせを行います。

※既存のサーバーにアップする場合や写真やテキスト内容を支給いただける場合、不要な工程は割愛となります。

社内報を制作する際の費用相場は？

社内報をウェブ化するにあたり、気になるのはやはり費用相場ですよね。

内製の場合の費用相場

デザイン費や作業費が発生しないので、担当する社員の人件費のみとなります。

レンタルサーバーが必要な場合は年間3万円～程度必要となります。

外注の場合の費用相場

デザイン制作費のページ単価は1ページあたり1万円～となります。

内製の場合と同じく、必要な場合はレンタルサーバー費用が年間3万円程度必要となります。

手配する工程やページ数、制作ボリュームによって変動しますので、価格や内容についての詳細はお問い合わせくださいませ。

ウェブ社内報を作る際の注意点

社内報の紙面には社員の名前や所属部署・顔写真等の個人情報が含まれます。

個人情報保護の観点から、IDやパスワードを入力しないと閲覧ができないようにアクセスできる人を制限することを推奨します。

また、レンタルサーバーが必要な場合は年間契約となる可能性が高いため、社内報の発行は1年間単位で考えたほうがレンタルサーバー代のロスが少ないです。

まとめ

社内報をウェブ化した際のメリット、デメリットについてご紹介しました。

・Web社内報は在宅勤務や得意先常駐など、勤務地に関わらずに閲覧してもらうことができる
・内製の場合、コストは抑えられるが担当者の知識とリテラシー、リソースが必要になる
・外注の場合、クオリティの高い社内報を安定して発行することができるが費用は発生する

デザポケは社内報制作の全ての工程で専任のアカウントエグゼクティブ（AE）が担当をしますので、社内報制作が初めての方も安心して進行することができます。